¿Está tu inversión en TI generando ganancias reales para tu empresa?
Una de las grandes preguntas de los gerentes y administradores de empresas es saber si la inversión que se está realizando en tecnología va a generar un retorno de inversión (ROI). ¿Cuántas veces los encargados de los departamentos de TI entregan propuestas económicas, pero es difícil tomar la decisión entre una u otra? Es importante tomar conciencia del objetivo de la adquisición de la tecnología: mejorar la productividad del negocio.
Las empresas son un ecosistema; los departamentos de ciberseguridad y de TI forman parte de este. Por lo tanto, los objetivos de cada uno de ellos deben estar en comunión con el objetivo principal de la organización. De este modo, las decisiones en materia tecnológica serán planeadas estratégicamente. Por ejemplo, una empresa que vende gasolina depende de la conectividad entre la bomba y el servidor. ¿Qué sucedería si la conectividad entre la despachadora y el servidor se pierde? O peor aún, ¿qué sucede si la bomba se daña por una descarga eléctrica o un rayo?
Hoy en día podemos observar que existen muchas propuestas tecnológicas en el mercado. De un solo producto existen infinidad de marcas, modelos y precios. ¿Cómo puedo conocer si la inversión en tecnología es rentable? Para convertir esa inversión en ganancias, necesitamos un pequeño indicador: el ROI de TI.
¿Qué es el ROI de la tecnología y por qué es importante?
El ROI (retorno de inversión) es un indicador que mide la rentabilidad de una inversión, en este caso, en materia de Tecnología de la Información y Ciberseguridad. En muchas ocasiones los departamentos de finanzas, administración y TI hablan en diferentes idiomas (posteriormente haré una entrada de Gobierno de TI y su función en el Gobierno Corporativo). TI requiere tecnología de punta, finanzas requiere reducir costos y maximizar ganancias, administración requiere que el conjunto empresarial esté funcionando de forma óptima.
Cuando los objetivos de cada departamento no apuntan hacia el mismo objetivo corporativo es normal que estas «disputas» surjan en las organizaciones, el objetivo de este blog está enfocado principalmente a tecnología más que a cultura administrativa los invito a darle clic a esta entrada en otro blog sobre Gobierno corporativo. La visión de los 2 departamentos debe estar enfocada a cumplir con la misión y visión de la empresa, la tecnología es una herramienta muy valiosa para alcanzar estas metas.
La fórmula para calcular el ROI de TI es la siguiente:
ROI = [(Beneficio Directos + Beneficios Indirectos) – Costo de la Inversión] / Costo de la Inversión x 100
Cuando nos referimos a ROI en TI, en el concepto «Beneficio Neto» identificaremos dos fuentes: Beneficios Directos y Beneficios Indirectos, vamos a analizar en que consiste cada uno.
¿Que es un Beneficio Directo?
Los beneficios directos son los más fáciles de identificar, ya que su métrica se analiza directamente en beneficios monetarios o en posibles pérdidas en caso de que se presente un incidente de seguridad o se vea afectada la producción de la empresa, algunos de estos beneficios son:
Aumento de la productividad del personal:
- Reducción del tiempo dedicado a resolver problemas técnicos y de seguridad.
- Optimización del flujo de trabajo gracias a herramientas tecnológicas eficientes.
- Mayor disponibilidad de sistemas y aplicaciones críticas para el negocio.
- Disminución del tiempo de inactividad por fallos de equipos.
- Aumento de la capacidad del personal para realizar tareas de mayor valor.
Disminución de los costos de reparación y recuperación de sistemas:
- Reducción de gastos en hardware y software de reemplazo por daños causados por ataques.
- Disminución de costos en servicios de recuperación de datos y sistemas.
- Evitar gastos en horas extra de personal para resolver incidentes de seguridad.
- Disminución en los gastos de soporte técnico correctivo.
- Reducción en la necesidad de realizar costosas auditorías forenses tras un incidente.
Ahorro de costos por optimización de procesos:
- Reducción de gastos en papel y suministros de oficina mediante la digitalización de documentos.
- Disminución de costos de almacenamiento físico gracias a soluciones de almacenamiento en la nube.
- Optimización de la gestión de inventario y la cadena de suministro, lo que reduce los costos de almacenamiento y transporte.
- Reducción de gastos en viajes y viáticos gracias a herramientas de videoconferencia y colaboración en línea.
- Disminución de costos de comunicación gracias a la telefonía VoIP y otras soluciones de comunicación unificada.
Reducción de pérdidas por incidentes de seguridad:
- Disminución de multas por incumplimiento de normativas de protección de datos.
- Evitar el costo de demandas legales por robo de información confidencial.
- Minimizar las pérdidas financieras por fraude electrónico o robo de identidad.
- Reducción de gastos en relaciones públicas para mitigar daños a la reputación por brechas de seguridad.
- Evitar la pérdida de ingresos por interrupción de operaciones debido a ataques cibernéticos.
¿Que es un Beneficio Indirecto?
Los beneficios indirectos son un poco más complicados de detectarse, ya que no son cuantificados de manera monetaria, pero las personas consideran de mucho valor a la hora de recibir un servicio por parte de la empresa, ya que aportan directamente a su experiencia dentro de esta. Algunos de estos beneficios indirectos pueden ser:
Mejora de la reputación de la empresa:
- Mayor confianza de los clientes en la seguridad de sus datos.
- Imagen de empresa innovadora y comprometida con la seguridad.
- Mayor atractivo para inversores y socios comerciales.
- Posicionamiento como líder en la industria en materia de seguridad.
- Mayor facilidad para atraer y retener talento.
Aumento de la confianza de los clientes:
- Mayor fidelización de clientes gracias a la seguridad de sus datos.
- Atracción de nuevos clientes que valoran la seguridad y la privacidad.
- Mayor satisfacción de los clientes con la calidad del servicio y la protección de su información.
- Disminución de la preocupación de los clientes por posibles incidentes de seguridad.
- Mayor disposición de los clientes a compartir información personal con la empresa.
Cumplimiento de normativas y regulaciones:
- Evitar sanciones y multas por incumplimiento de leyes de protección de datos.
- Facilitar la obtención de certificaciones y acreditaciones de seguridad.
- Reducir el riesgo de demandas legales por incumplimiento de normativas.
- Mejorar la imagen de la empresa ante los reguladores y las autoridades.
- Facilitar la expansión a nuevos mercados que exigen altos estándares de seguridad.
Prevención de tiempo de inactividad de los servicios:
- Mayor disponibilidad de sistemas y aplicaciones críticas para el negocio.
- Reducción del impacto de incidentes de seguridad en la continuidad del negocio.
- Mayor rapidez en la recuperación de sistemas y datos tras un incidente.
- Aumento de la productividad del personal al evitar interrupciones en el flujo de trabajo.
- Mejora de la experiencia del cliente al garantizar la disponibilidad de los servicios.
Mejora del ambiente laboral:
- Cultura organizacional más sólida y cohesionada en torno a la seguridad y la tecnología.
- Aumento de la moral del personal al sentirse protegidos y respaldados por la empresa.
- Disminución del estrés y la ansiedad del personal por posibles incidentes de seguridad.
- Mayor colaboración y comunicación entre los equipos de trabajo gracias a herramientas tecnológicas eficientes.
- Mayor facilidad para atraer y retener talento que valora la seguridad y la innovación.
Tomando en cuenta estos beneficios podemos realizar el cálculo del ROI de TI y así, ayudar en la toma de decisiones cuando sea necesario aplicar una inversión en tecnología y ciberseguridad en la empresa, teniendo la tranquilidad que será redituable y facilitará cumplir con el objetivo corporativo. Cuando la tecnología se implementa de forma estratégica es la mejor herramienta para que las empresas alcancen el siguiente nivel.
¿Como cuantificar los Beneficios Directos y Indirectos?
Antes de aprobar una inversión en tecnología, es crucial realizar un análisis previo que permita estimar los beneficios directos e indirectos que se obtendrán. Este proceso no solo ayuda a justificar el gasto, sino también a alinear los objetivos de los departamentos de administración, TI y finanzas. Aquí te explicamos cómo hacerlo paso a paso:
1. Identifica oportunidades para aumentar ingresos
El primer paso es entender cómo la tecnología y ciberseguridad pueden ayudar a generar más ingresos. Esto incluye:
- Mejorar la conectividad y disponibilidad de servicios para aumentar las ventas.
- Optimizar la infraestructura de TI para soportar mayores cargas de trabajo y nuevos negocios.
- Proteger los datos y sistemas para evitar pérdidas y mantener la confianza de los clientes.
Ejemplo:
Si la empresa se dedica al comercio electrónico o maneja alto procesamiento de datos, implementar una red telemática robusta y un servidor de alto rendimiento podría reducir el tiempo de carga de su plataforma, lo que aumenta las conversiones y mejora la experiencia del cliente.
2. Define los objetivos de la inversión
Antes de cuantificar los beneficios, es importante que los departamentos de administración, TI y finanzas se alineen en los objetivos de la inversión. Algunos objetivos comunes son:
- Aumentar la disponibilidad y velocidad de los servicios para mejorar la experiencia del cliente.
- Proteger los datos y sistemas para evitar pérdidas por ciberataques.
- Escalar la infraestructura de TI para soportar el crecimiento del negocio.
Ejemplo:
Si el objetivo es mejorar la experiencia del cliente, podrías proponer la implementación de una red telemática de alta velocidad y un servidor optimizado que reduzca el tiempo de inactividad y mejore el rendimiento de la plataforma.
3. Estima los beneficios directos (Enfoque en ingresos)
Los beneficios directos son aquellos que tienen un impacto tangible en los ingresos de la empresa. Para estimarlos antes de la inversión, sigue estos pasos:
a. Aumento de ventas:
- Calcula cuánto podrían aumentar las ventas con una infraestructura de TI más rápida y confiable.
- Ejemplo: Una red telemática de alta disponibilidad puede reducir el tiempo de inactividad, lo que aumenta las ventas al garantizar que los clientes siempre tengan acceso a los servicios.
b. Mejora de la experiencia del cliente:
- Estima cómo una mejor infraestructura de TI podría aumentar la satisfacción del cliente y, en consecuencia, su gasto promedio.
- Ejemplo: Un servidor optimizado puede reducir el tiempo de carga de la plataforma, lo que mejora la experiencia del cliente y aumenta la probabilidad de que realicen compras recurrentes.
c. Expansión a nuevos mercados:
- Calcula cuánto podrían aumentar los ingresos al habilitar nuevos canales de venta o mercados gracias a una infraestructura de TI escalable.
- Ejemplo: Un servidor en la nube permite a la empresa expandirse a nuevos mercados sin preocuparse por limitaciones de infraestructura física.
4. Estima los beneficios indirectos (Enfoque en crecimiento)
Aunque los beneficios indirectos son más difíciles de cuantificar, puedes hacer estimaciones basadas en datos y métricas. Algunos ejemplos son:
a. Mejora de la reputación de la empresa:
- Estima cómo una mejor infraestructura de TI y ciberseguridad podría aumentar la confianza de los clientes y, en consecuencia, las ventas.
- Ejemplo: Un sistema de ciberseguridad robusto aumenta la confianza de los clientes en la protección de sus datos, lo que mejora la reputación de la empresa y atrae a más clientes.
b. Prevención de pérdidas por ciberataques:
- Calcula cuánto podrías ahorrar al evitar multas, sanciones o pérdidas por incidentes de ciberseguridad.
- Ejemplo: Un firewall avanzado y un sistema de detección de intrusiones (IDS) pueden prevenir ataques que podrían paralizar las operaciones y dañar la reputación de la empresa.
c. Fidelización de clientes:
- Estima cómo una mejor infraestructura de TI y ciberseguridad podría aumentar la retención de clientes y su valor de por vida.
- Ejemplo: Una plataforma segura y confiable aumenta la retención de clientes al garantizar que sus datos estén protegidos y que los servicios estén siempre disponibles.
5. Realiza el cálculo del ROI estimado
Una vez que hayas estimado los beneficios directos e indirectos, puedes calcular el ROI estimado antes de tomar la decisión de inversión. Usa la siguiente fórmula:
Ejemplo práctico:
Costo de la inversión en TI: $200,000
Beneficios directos estimados: $250,000 (aumento de ventas, mejora de la experiencia del cliente, etc.)
Beneficios indirectos estimados: $150,000 (mejora en reputación, fidelización de clientes, etc.)
ROI = {[(250,000+150,000)-200,000]/200,000} x 100 = 100%
Conclusión
Cuantificar los beneficios antes de invertir en TI no solo ayuda a justificar el gasto, sino también a alinear los objetivos de los diferentes departamentos. Con un análisis previo bien estructurado, los tomadores de decisiones pueden estar seguros de que la inversión será redituable y contribuirá al crecimiento de la empresa.
¿Listo para dar el siguiente paso? En LinkOS te ayudamos a diseñar e implementar soluciones tecnológicas que generen resultados tangibles. ¡Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos impulsar el crecimiento de tu empresa!
